2022.08.03 コラム
【3大事例付き】総務が知っておくべき経費削減対策アイデア案…参考資料あり
経費削減は企業の利益確保に重要な考え方です。総務・事務系職の人は常にオフィスの経費削減のアイデア案や工夫を求められるのではないでしょうか。対策に役立つ具体的取り組み事例についてご紹介し、提案資料を作る方法にも言及します。（2021年3月初出/2022年8月改稿)
オフィス経費削減の考え方
経費を削減するには？
経費を削減するにあたり、まず実際の職場で「どの部分にどれだけ経費がかかっているのか」を把握することが大切です。削減が可能な経費として考えられる項目について理解しておきましょう。
経費として考えられる項目は大きく分けて…
- ・「人的な業務にかかる経費」
- ・「物的な経費」
の2つがあります。
人的な経費の具体例としては出張費、交通費、接待や会食に必要な飲食費、入出金や書類の押印などに必要なコストが考えられます。また事業規模によっては採用活動にかかる費用なども含まれます。
次に物的な経費についてですが、コピー用紙や収入印紙などの紙類にかかるコスト、ボールペンやファイルなど文房具を中心とした消耗品の購入コストがあります。またオフィス自体の賃料や水道光熱費、ネット通信費などのランニングコストは特に重要な削減ポイントです。
まずは経費を分類することで、経費を削減するための具体的なアイデア案や新しい施策について検討しやすくなります。
インパクトのある経費削減策は？
最近ではテレワークを導入する企業が増えてきています。テレワークを導入できている企業に関しては、書類や収入印紙などのペーパーレス化や入出金管理のデジタル化（クラウド化）、オフィス移転による賃料低減といったインパクトの大きい経費削減が見込めるでしょう。
やってはいけない経費削減
社員の労働効率低下につながる削減
「環境が整っていない古くて安いビルに会社を構える」、「エアコンの使用を制限する」、「福利厚生を削減する」など、社員の労働効率やモチベーションが下がる原因になる経費削減はおすすめしません。
社員が働くモチベーションが向上することで、会社の売上にもつながります。社員の満足度に直結する快適な環境を整えることを第一に考えましょう。
顧客の満足度に影響する削減
「社員研修費」、「原材料」、「人件費や人員」などで経費削減を行うと、社員の資質向上や商品・サービスの品質低下につながります。
商品の評価が下がってしまうような削減は避けなければ、いくら会社の経営のためにしたことでも返って売上が下がってしまう可能性があるので注意しましょう。
具体的な取り組み事例とアイデア
次に具体的な景品削減の施策について考えてみましょう。オフィス規模や方針によっては難しい内容もあるかもしれませんが、総務の方が社内提案をする際のアイデア作りにご活用ください。
◇テレワーク推進でオフィス経費削減
テレワークを推進できる業務形態であれば、オフィスにかかる物的経費を大幅に削減することができます。
出社するスタッフの数を見直すことや、オフィスの縮小や移転を行うことで賃料低減を図ることができるでしょう。また本社を地方移転させることで、自治体によっては法人税の提言による節税や、企業誘致などの補助金受給ができる可能性が生まれます。
コロナ禍で企業の方針も変わってきており、大企業が地方部へ本社移転をしたり、本社ビルなど不動産資産の売却検討、首都圏に構えたオフィスの撤退などが相次いでいます。世相的にも一考の価値があると言えそうです。
▽参考記事
◇ペーパーレス化で収入印紙代を削減
書類に必要な押印を電子化することで在宅スタッフが出社する手間を省くことができ、書類送付の際の郵送代を減らすことができます。収入印紙代もペーパーレス化することで一気に圧縮が可能です。印紙税法上、事業者は５万円以上の紙媒体の領収書に収入印紙を貼ることが義務となっている。ただ、電子文書はそもそも貼り付ける場所がなく、電子の収入印紙が存在しないため、収入印紙は不要。ペーパーレス化で一気に経費削減の実現に近づきます。
▽参考記事
テレワークに切り替えても業務に大きな影響が出ない業種であれば、ぜひ検討していくことをおすすめします。
◇入出金管理のデジタル化
テレワークが難しいオフィスに関しても、入出金管理のデジタル化によって経費削減につなげることができます。
単純にインターネットバンキングの導入はもちろん、請求書や領収書のPDF化や送付・受領の自動化、督促、果ては入金の消し込みまでの自動化を叶えるシステムもあります。こうしたサービスを導入することで人的にも物的にもにかかる経費を大幅にカットできます。入出金にかかる業務を自動化・ペーパーレス化することで、経理部門の負担を軽減することができ、スタッフの残業低減も含めたコスト削減にもつながります。
スタッフの工数管理を最適化し、経費削減と同時に働きやすい職場づくりにも貢献できるのではないでしょうか。
上記の例以外にも、オフィスにかかるコストを見直すことで思わぬ改善点が見つかることがあります。経費削減に向けた工夫や改善を求められる立場の方は、様々な視点からオフィスの課題点などをピックアップしてみると良いかもしれません。
経費削減の提案資料を作る方法
経費削減のアイデアについて社内提出する際に、提案書が必要になることが多いと考えられます。具体的な経費削減のシミュレーションを立てたうえで提案を行うと説得力が増し、提案が採用される可能性も高くなるでしょう。
基本的な経費削減の提案資料を作る方法・手順を説明しますので参考にしてみてください。
（1）目的を明確に記載する
「なぜ経費削減に取り組む必要があるのか」「どのくらいの経費を削減していきたいのか」など提案内容の目的についてできるだけくわしく記載しましょう。総務や経理業務に携わっていない上司などの場合、経費削減の必要性をイメージしにくいことがあります。
大前提として、企業において必要な取り組みであるということを伝えることが大切です。
（2）具体的な手段について説明する
経費削減に向けたアイデア案について、可能であれば複数パターンの方法を提案しましょう。そのときに「その案を実行することで、なぜ効果につながるのか」という疑問を解決できるような根拠についても記載できるのが理想です。
（3）実行の手順を具体的に記載する
アイデアを実行する際の手順についても明記しましょう。手順や流れについて記載しておくことはもちろんですが、実際に手を動かすことになるスタッフ名まで具体的に説明できると、イメージがより強くなります。
（4）想定される効果についてまとめる
経費削減案を実行することで年間どのくらいの削減が想定できるかについて、シミュレーションなどを用いて説明できるとベストです。
実際に同じ取り組みを行った他社の事例を紹介しても良いですね。
例えば、ペーパーレス化に取り組んだ中小企業の事例では年間の紙の消費量を90%カットできたという事例もあります。
また、経理業務のデジタル化を目的として決済代行サービスを導入するという手もあります。こちらで紹介しているサービスはクレジットカード決済から口座振替、コンビニ決済などの決済手段に対応しているため、経理業務の工数削減にもつなげることが期待できます。
ほかにも目に見えない部分として、健康経営の推進があります。従業員の心身への負担を減らすような施策を取り入れることで勤続率が高まれば、結果的に望まない採用コストを下げることも期待できます。盲点になりがちな部分ですが、自社への将来的なメリットについても考えてみましょう。
経費削減についてまとめ
今回は経費の削減に向けた考え方や具体例、社内提案書の作成について紹介しました。
経費削減に取り組んでいきたいと考えている方は、以下の大切なポイントをおさえておきましょう。
- ・経費は「人的な業務にかかる経費」と「物的な経費」に分類できる
- ・テレワークの推進が経費の削減に大きくつながる可能性がある
- ・入出金管理のデジタル化は経費削減だけでなく経理部門の負担軽減も期待できる
- ・社内提案書は目的や具体的な方法、想定される結果について明確にする
経費について課題がある場合、社内で提案ができる環境があれば上記のポイントをおさえたうえで、積極的に提案を行ってみてはいかがでしょうか。
総務・事務系職の方は経費についてのアイデアを求められたタイミングで、最適な提案ができるよう現状の課題点や改善できそうな点を常に意識しておくことをおすすめします。
経費削減に関するお役立ち資料の紹介
経費の削減について考える際に役立つ資料が以下から一括ダウンロードできます。ぜひご活用ください。
経費削減に関するお役立ち記事紹介
まずは記事から情報収集を行いたい方という向けに、今回の内容に関連する記事をご紹介します。以下のリンクから一覧ページへ移動できます。
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