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2021.07.15 コラム

わかりやすい/見やすい在庫管理表の作り方…エクセルでも簡単に!

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 在庫管理表とは、小売業や製造業など商品在庫を持つ企業の管理として必須です。Excel(エクセル)でも作成可能です。わかりやすい・見やすい表の作り方や必要な項目、簡単な作り方などについて例を交えながら解説します。




在庫管理表はExcel(エクセル)で作れる!


Q1.在庫管理表とは?

 在庫管理表は、一般的に倉庫や企業内に保管する商品、商品の残数、発注予定数、入出荷日のスケジュール、あるいは商品の単価など、品目や在庫数の情報を把握するために利用されます。

Q2.在庫管理表を作る意味/メリットは

 当然のことながら在庫管理を疎かにしてしまうと、商品の残数や入荷数を正確に把握することが困難です。いざお客様から注文を受けた際に、在庫が不足してしまう可能性や、逆に在庫を持ちすぎてしまい、品質の劣化や経営の悪化に繋がる恐れもあります。

 在庫管理表を活用すると、最新の在庫の状況をいち早く知ることができるため、注文を受けてからの出荷作業や、スケジュール管理などを適切に行うことができるのです。

Q3.在庫管理表を作る手段は

 在庫管理表を作成するためには、さまざまな方法がありますが、EXCELのフォーマットでの作成も可能です。EXCELは表計算ソフトとして作られたこともあり、このような在庫を管理する場合や、グラフを用いたデータ管理をする場合に、非常に優れているソフトだと言えます。

 また、EXCELには既存のテンプレートが多数あり、在庫管理用のテンプレートも複数用意されています。もちろんEXCELベースであるGoogleスプレッドシートやMac互換ソフトなどでも作成可能です。

Q4.在庫管理表を作るポイント/注意点は

 作成する際の重要なポイントは、在庫の管理方法や商品の特徴を理解することです。ただなんとなく在庫情報を入力するだけでは在庫管理表の効果を感じられず、かえって手間になってしまいます。

 第一に、どの商品をどこで保管しているのか、売れている商品は何か、再発注の数量はどのくらいかなど、必要な内容を絞っていきましょう。

 自動計算機能を用いることで、ミスを減らし効率良く在庫数や売り上げ金額を計算することができます。これらの特徴をおさえたうえで、表に入力していきましょう。

必要な項目は?

 記録すべき内容の絞り込みができたら、在庫管理表の項目としてリスト化していきます。
企業によって特色が異なるため、絶対的なフォーマットは存在しませんが、最低限以下のような項目を記載すると良いでしょう。

・日付
・商品コード
・品名
・数量(入荷数/出荷数/残数)
・再入荷の必要有無
・金額 
・保管場所 など

では、それぞれ解説していきます。

【日付】

入荷や出荷など、何か処理を行う際に日付を入力します。また、月単位で表を作成する方法も良いでしょう。

【商品コード】

商品コードは、正確な商品の情報を把握する際に便利です。同じ商品の中でも色やサイズ展開が豊富な場合など、商品が混同しやすくなることを防ぎます。

【品名】

商品コードとは別に商品名を記載することで、一目でどの商品のことなのかわかります。

【数量】

数量は、入荷数・出荷数・残数と分別します。日々、在庫数は変化しますが、「入荷数-出荷数」が最終的に「残数」すなわち「在庫数」となります。
日付とともにこれらの数量確認することで、最新の在庫数や不足しそうな商品を確認することができます。

【再入荷の必要有無】

数量項目で在庫数を算出し、基本在庫数を下回る商品割り出します。その際に、「再入荷の必要有無」という項目を設けることで、「この商品はそろそろ入荷が必要だな」と判断することができます。

【金額】

商品それぞれの単価を記載することで、どの商品がどれくらい売れているのか、または入荷に必要な金額を算出しやすくなります。

【保管場所】

 在庫を保管している倉庫などが小さい場合には必要ない場合もありますが、在庫を保管している場所を記載することで、在庫の数や品質に問題があった際にすぐに調査することができます。

見やすい・わかりやすい表づくりのコツ

 ここまで一般的な在庫管理表の作りかたを説明しましたが、ここでは見やすい・わかりやすい在庫管理表の作りかたのコツを紹介します。

 まずは、できる限り1枚に収めることと、その中で必要な項目ごとに分別することがポイントです。2枚や3枚に表が分かれていると、在庫を一元管理することが難しくなります。言い換えると、複数枚に分かれるほど項目が必要なのか見極める必要があるということです。

 特に在庫管理に重要な要素は、「日付」と「数量」です。在庫の数の流れを読むことができるので、この2つの項目に重きを置いて表を作成してみましょう。

 もう一つのポイントは、「できる限り自動計算を行うこと」です。

 商品名や商品コードの固定項目は、都度入力する形でも良いですが、数量や金額を算出する際は、手入力ではなく、EXCELの数式機能を活用しましょう。

 表を管理する担当者が複数いる場合や、役割が変更になる可能性を考え、誰もが同じ品質で管理していくことが重要です。

作って終わりじゃない!管理・更新は?


 在庫管理表は作って終わりということではなく、管理していくことが本来の目的です。

 いざEXCELで在庫管理表を作ってみても、使いこなすことができず効果を感じられない人も少なくなりません。

「商品が変わる度にうまく情報を更新することができない」
「思ったより作業が多くて管理が大変」

 このように、せっかく在庫管理表を作ったのにもかかわらず、余計な手間がかかっていたら本末転倒です。

 EXCELは、豊富なテンプレートが用意されていることや一から作成する場合にも導入しやすいことがメリットでもありますが、更新するにはどうしても手作業が必要となり、思っているより使いこなせないと気が付くパターンもあります。

 そのようなときには、EXCELだけに拘らず、在庫管理専門の外部ツールやシステムを導入することをおすすめします。

 在庫管理ツールには以下のような機能があります。

・在庫一覧
・入出庫管理
・検品
・返品
・棚卸し
・ネットショップの連携 など

 色々な機能が標準搭載されているため、工数をかけずに済むことや、人的ミスが減り、品質を保ちながら在庫管理をすることが可能です。

 自社の在庫管理に必要だと思う機能を明確にすることで、理想の在庫管理を実現することができます。

 通信通販ECMOでも、在庫管理に関するツールやシステムを取り上げているため、ぜひ活用してください。

在庫管理のお役立ち資料

 通信通販ECMOでは、在庫管理に関するお役立ち資料をご用意しています。
一括管理ツールや、クラウド型プラットフォームなど、様々なサービスをご紹介しており、すべてダウンロード可能な資料となっていますので、ぜひご活用ください。

【在庫管理に役立つお役立ち資料】



在庫管理のお役立ち記事

 在庫管理に関するコラムやニュースを多数用意しています。

 関連記事には、企業事例やシステムの紹介など、さまざまなトピックを取り扱っていますので、本記事を踏まえてさらに理解を深めたい場合は、ぜひご覧ください。

・「在庫管理」関連記事一覧

在庫管理表のまとめ

 在庫管理には、さまざまな方法がありますが、企業によって施策はそれぞれ異なります。導入しやすいという点では、EXCELは在庫管理に適していると周知されており、テンプレートや数式機能を活用して、効率的に在庫管理表を作成することができます。

 EXCELを利用した表の作成には、表示する項目の絞り込みが大切です。その中でも「日付」と「数量」に焦点を当てることが見やすい表を作るためのコツとなります。

 EXCELでの管理に課題を感じている場合は、在庫管理ツールやシステムを導入することも検討すると良いでしょう。自動で管理できる機能が備わっているため、効率良く在庫管理を実現することができます。

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