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2021.07.02 コラム

ウェビナーの開催方法とは?ZOOMの使い方や集客方法

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 コロナ禍でウェビナー(webinar)の開催が活発化しています。どういう開催方法や形式があるか、ミーティングとの違いは何か。ZOOMなど無料で使えるツールはあるか、プラットフォームと契約する必要があるかなど悩みは尽きません。ウェビナー開催のヒントをお届けします。




ウェビナーの意味とは?


 ウェビナーとは、ウェブ(Web)とセミナー(Seminar)を組み合わせた用語です。インターネット回線を利用してオンラインで実施するセミナーのことを指します。オンラインセミナー、Webセミナーとも呼ばれます。また、セミナーを実施するためのツールを指すこともあります。

 Web上にバーチャルの会場をつくり、主催者は参加者にスライドやビデオなどを共有することでセミナーを行います。参加者は会場に直接足を運ぶ必要がなくなり、主催者は会場を用意する必要がなくなるメリットがあります。インターネット環境さえあれば、パソコンや携帯などの端末からアクセスできることも魅力のひとつです。

ウェビナーを開催するメリットを以下に説明します。

◇メリット1:コスト削減

主催者・参加者双方にとってコスト面でメリットがあります。主催者はセミナーを開催する際、社外の会場を借りるなどレンタル費用が発生していました。ウェビナーはオンラインの開催となるため、その必要がありません。また、参加者としても会場までの移動に伴う時間・金銭的コストがかからないのも利点です。

◇メリット2:参加の容易さ


 参加者にとっては、インターネット環境さえあれば場所を選ばずセミナーに参加できます。遠方で行われるセミナーも時間と費用を気にせず参加することができます。また、主催者側も会場をおさえるために日程や場所を調整する手間が省かれます。

 一方デメリットとしては、個人の通信環境によって音声・画像品質に差が出ることや、視聴者の反応が伝わりにくいため、一方的なセミナーになりかねないことが挙げられます。

ウェビナーの形式


 ウェビナーの形式として、「双方向型」と「一方通行型」があります。一般的に「双方向型」は「ミーティング」機能を使用して開催し、「一方通行型」は「ウェビナー」機能を使用して開催されます。それぞれの違いについて説明していきます。

「双方向型」は通常のウェブミーティングと同様に、全参加者がカメラ・マイク操作可能です。また、参加者を小さなグループに分けることもできます。メリットとしては、参加者と双方向的にコミュニケーションを取れるため、相手の反応が分かりやすくなります。参加者もマイクをオンにすれば発言ができるため、より積極的な参加が可能です。

一方で、誰もが同時に発言をすると聞き取りづらくなり、進行も難しくなります。また、発言しない参加者が気づかずにマイクをオンにしていると、外部環境のノイズ(騒音・BGM・周囲の声など)が全体に発信されてしまい、一時的にミーティングが中断されてしまいます。

顧客との対面ミーティングや、トレーニングのためのセミナーに「双方向型」が向いています。これらは参加者の反応がなければ進行が困難なため、一方的では開催する意義がなくなります。

 「一方通行型」では、カメラやマイクの操作が制限され、必要なときに主催者が許可することで、参加者が発言できます。講演を行っているかのように、より大人数を相手にセミナーを実施できます。

また、参加者にはチャットなどで質問できる機能が備わっているなど、進行が妨げられない機能が特徴です。主催者側は、参加者の表情も把握できないため、一方通行的な情報伝達にならないよう注意が必要です。


ウェビナーの開催方法


 ウェビナーを実際に開催するためには、まずプラットフォームの準備が必要です。その他、集客してから開催までを順を追って説明していきます。ウェビナーは近年急拡大したツールであるため、慣れていない場合な入念な準備が必要です。

◇プラットフォーム選定

 ビジネスユースとして一般的に使用されているのはZoomです。またはマイクロソフト社製のTeamsなどもよく使用されます。そのほか、YouTube Liveはトークライブ形式で配信できます。

 また、FacebookやInstagramなどSNSの付随機能を活用すれば、月額料金が発生せずに、不特定多数の参加者に向けて情報を発信できます。しかし、これらは主催者側から1つのカメラで説明することになるため、複数人のトークライブ形式ができないことに注意が必要です。

 ほかにも、BtoBマーケティングに特化したプラットフォームは数多く存在します。それぞれ録画配信・アンケート・チャットなど、付随している機能が異なります。特に気を付けたいことは、アカウント登録やソフトのインストールの必要性です。参加に手間がかかると、参加者のハードルが上がりかねません。

 それぞれの機能や利用料金を比較して、開催目的に合った適切なプラットフォームを選定しましょう。

◇集客ページの用意


 プラットフォームが決まると、次は集客のためにLP(ランディングページ)の制作が必要です。セミナーの開催日・開催場所・講師など、概要を分かりやすく記載しましょう。特に、参加費は参加者にとって重要な項目です。無料の場合は大きな訴求ポイントになるので、必ず記載しましょう。

 マーケティングにおいては、リード獲得など参加者の個人情報の取得がウェビナー開催の目的であることが一般的です。Zoomなど、プラットフォームに参加申込みフォームの機能を備えていることも多いですが、これを利用するとリード獲得に必要な情報を収集できないこともあります。必要な情報を収集する際は、プラットフォームのみに依存せず、自社HPに専用フォームを設けるべきです。

 申込みフォームはシンプルで入力しやすいように心がけましょう。記入項目は必要最低限にとどめ、申込みフォームでの離脱率を下げる必要があります。ウェビナーの概要から申込みフォームまで、参加者にとって魅力のあるLP制作が求められます。

◇集客


 LP制作が完了すると、次は集客です。LPのみで多数の参加者を集めることは困難なため、集客のための告知が必要です。一般的な手法として取られるのが以下の内容です。

・自社のリストにメール・電話などの実施
・SNSによる告知
・外部媒体へ広告出稿

 この中でも特に自社リストへのアプローチは集客に有効です。SNSによる告知は、自社のフォロワーが情報を拡散してもらえると効果的です。普段からユーザーとのコミュニケーションで、フォロワーを増やすと効率よく集客できます。

 外部媒体への広告出稿はコストがかかりますが、ターゲットを絞ると、新規の顧客を獲得する有効な手段です。自社の商品と親和性の高い媒体を選定すると、より高い成果を得られます。

 目標とする集客数に達しない場合は、違ったアプローチで追加の施策を行います。企業同士で共催セミナーを実施することもできます。競合には当たらず、自社の顧客層と近い企業と開催することで、共催先のリストからも集客することができます。

 また当サイトでは、EC・通販に関連する内容であればリアル・オンラインに関わらずセミナー集客をサポートしています。

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◇開催前の連絡


 ウェビナーは気軽に参加申込みができる一方で、申し込んだことを忘れてしまうケースも見受けられます。これを防ぐため、参加予定の顧客に対しリマインドの連絡をします。リマインドの連絡としては、開催3日前・前日など、直前のタイミングで行います。

 また、自社リストの顧客に対して再度参加を促す連絡を取ることも、集客するうえで有効です。再度連絡することで、「予定が空いていれば」と参加を迷っていた顧客にも参加を促すことができます。

 一方で、ウェビナーの参加資格を満たさない申込者に対しては、断りの連絡を入れなければなりません。あとでトラブルを招かないためにも、あらかじめ参加資格の規定を明記しておく必要があります。

◇いざ開催!

 ウェビナーを開催する事前準備として、入念なリハーサルが成功するためには欠かせません。具体的には、当日の進行(ツールの操作含め)が滞りなく行えるか、通信環境など、回線の接続に問題はないか、カメラ・マイクは問題なく作動するかなどが、チェックするポイントです。

 また、当日はチャット機能などを使用して質問を受け付ける場合もあります。想定以上の質問を対処しなければならなかったり、参加者で通信環境の悪い方のフォローを行ったり、主催側が一人では処理しきれない可能性もあるので、余裕を持って開催できるように準備しましょう。

 ウェビナーのツールを、うまく使いこなせない場合のトラブルも当日は起こり得ます。講師の音声が小さすぎたり、画面が共有できていなかったりする場合は、話を遮ってでも一旦止めて、正常に進行ができていることを都度チェックすることが重要です。

ZOOMで開催する場合

 Zoomにはウェビナー機能が備わっており、現在では広く使用されているプラットフォームです。定員はライセンスによって変わり、最大100人~10000人までに対応しています。FacebookやYouTubeのライブ配信も同時に行えます。

 アカウントを作成するのは無料です。基本ライセンスとよばれ、まずは無料で音声や機能の品質をチェックしてみて、使用感を試すことができます。無料で使用できるのはミーティング機能のみとなっており、実際にウェビナーを開催するためには有料のライセンスが必要になります。

 Zoomにはブレークアウトルームとよばれる、参加者をグループに分ける機能があります。しかし、これはミーティングの機能となり、ウェビナーでは利用できません。

 Zoomウェビナーを開催するためには、まずウェビナーをスケジュールすることから始めます。スケジュールを登録する際、参加者にパスワードを設けるなどの各種設定ができます。また、実践セッションとよばれる機能では、事前にリハーサルとしてマイクとカメラのテストができるので、活用しましょう。

 参加者はモバイルの端末からでも参加できます。携帯ならアプリを、ブラウザであればソフトをインストールして準備します。主催者から送られる招待URLをクリックすると参加できます。

 また、開催したセミナーを録画することで、リアルタイムに参加できなかった顧客にも配信できます。顧客はスケジュールの空いているタイミングで、自由に視聴ができるので、当日都合が合わなかった場合には有効です。

ウェビナーのまとめ


 ウェビナーは場所を選ばずに開催・参加できることから、会場確保・交通費のコスト削減や参加の手軽さなどメリットがあります。しかし、集客やオペレーションなどを勘案すると、決して容易なものではなく、事前の準備が重要です。

 ウェビナーを成功させるためには集客は欠かせません。目標とする集客数を確保するため、場合によってはいくつかの施策を打たなければなりません。特に初めてウェビナーを開催する企業にとっては、どの程度事前の集客や準備に時間を割くかは未知なものです。

 ウェビナーの市場が拡大する一方で、オンラインでは感じ取れない参加者の表情を確認したいなどのニーズは常にあり、今後もリアルとオンラインは共存していくことでしょう。

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