ウェビナーとは

ウェビナーとはウェブとセミナーを組み合わせた造語で、ウェブ上で開催するセミナーのことを指します。ネット環境とデバイスさえあれば場所を選ばず視聴できるため、これまでカバーできていなかったエリアのユーザーにもアプローチできるといったメリットがあります。

また、ウェビナーが広まった背景にはコロナ禍によりリモートワークが普及したことが挙げられます。今後もネットを活用した働き方やプロモーションが進むことが予測されるなか、ウェビナーはビジネスチャンスを広げるツールとして重要な役割を担うでしょう。

※「ウェビナー」は、株式会社Jストリームの登録商標です。（登録5048481）

ウェビナーの開催の手順5ステップを解説

ウェビナーの開催の手順は大きく以下の5ステップです。

1. 開催の目的と目標設定
2. 目的に合わせたツール選定
3. 配信環境・機材の準備
4. 告知・集客
5. ウェビナーの実施

以下より各ステップを詳しく解説します。

開催の目的と目標設定

まずはウェビナーを開催する目的と目標設定を行いましょう。目的を明確にしておくことで、開催するのに適切な時期やコンテンツ、進め方が浮き彫りになってきます。注意しておきたいのが、開催することが目的となってしまいがちな点です。ウェビナーの開催は目的を達成に近づけるための、あくまでも手段だということを意識してください。

また、目的と目標は開催後に振り返る際の指標にもなるため必ず設定しておきましょう。

目的に合わせたツール選定

ウェビナーツールには、さまざまな種類があり、設定した目的に合わせたツール選定が必要です。まずはウェビナー開催の目的を達成するために、どのような機能が必要かを明確にしておきましょう。その後、搭載機能やサポート体制、同時接続可能数などを確認し、予算に合うものの中から候補を決めていきます。

また、代表的なウェビナーツールとしてZoomがよく利用されています。Zoomは世界中で利用されているウェブ会議ツールですが、オプションとしてウェビナー機能を利用できます。ZoomはPCだけでなくタブレットやスマホ向けのアプリもあり、デバイスを選ばず参加できる点が特徴です。また、レポート取得や録画オンデマンド視聴など、ウェビナー開催に必要な機能がすべて搭載されています。

Zoomウェビナーを利用するためには、有料プランとウェビナーを開催するためのアドオンプランへの加入が必要です。まず有料プランのうち、もっとも安価なものがプロプランで月額2,000円〜です。

アドオンプランは視聴者の規模によって料金が異なりますが、もっとも小さい規模のものは最大500人までで月額10,700円のプランです。

また、アドオンプランは年契約にすると2割程度お得になるので、継続して利用する予定があれば年契約も検討しましょう。つまり、Zoomでウェビナー機能を利用するためには最低限、月額10,000円程度の費用がかかる計算になります。

配信環境・機材の準備

ウェビナーを成功させるためには、コンテンツの内容やツール選定、集客だけでなく、配信環境・機材を整えておくことも重要です。配信の途中で音声や映像が途切れたり、また画質が悪く映像が見にくかったりすると、いくらコンテンツの内容が良質でも集中して視聴できません。参加者が離脱する原因にもなってしまうため、適切な配信環境・機材を準備しましょう。

配信環境を整えるには、まずネット速度を確認してください。無線LANよりも有線LANの方が通信速度が速く、安定する傾向になります。もし無線LANで通信速度が安定しない場合には、有線LANに切り替えるのもおすすめです。

次に、映像や音声の質を確認します。画面の明るさやカメラの位置、声の大きさや話すスピードが適切か、事前にテストしましょう。もし音声や映像の質が悪ければ、スペックの高い機材の導入を検討してください。

以上の点を確認しつつ、快適な配信環境と、最適な機材の準備を進めましょう。

告知・集客

ウェビナーの日程や内容などの詳細が確定したら、より多くの参加者に視聴してもらえるよう告知して集客しましょう。

メールやネット広告、SNSをメインに告知しましょう。告知にはコンテンツの内容だけでなく、参加するメリットや講師のプロフィールなど参加者が興味を持つような内容を盛り込みましょう。

また、ウェビナーは気軽に参加できる反面ドタキャンなども多いため、リマインドすることも重要です。申し込みなどがウェブ上で完結してしまうため、開催日時を忘れやすい傾向にあるためです。そこで、申し込んだウェビナーの開催日が近づいているといった内容でメールを送るなどしてリマインドしておきましょう。

また、リマインドを1度送っただけでは、開封されなかったり、また内容を忘れてしまったりする可能性があります。そのため複数回にわたって送付するのが効果的です。ただし、あまりに送りすぎると悪い印象を与えかねないので開催の前日と開催1時間前など、2回程度に留めておきましょう。

ウェビナーの実施

開催予定時刻になったら、いよいよウェビナーの実施です。実施の際には映像の切り替えやトラブル対処、進行のため、講師以外にもサポートスタッフを数名配置しましょう。

また、実施後には振り返りながら、改善点があるか確認することが大切です。ツールによっては参加者へのアンケート機能もあるため、より細かく分析したい場合には活用してみてください。そして分析結果を基にコンテンツの内容を更新するなど、次のウェビナーに活かしていきましょう。

ウェビナーを成功させるためのポイント

ウェビナーを成功させるためには、手順通りにするだけでなく、注意すべきポイントがあります。成功させるためのポイントは以下の通りです。

• 必ずリハーサルを行う
• 離脱されないコンテンツの用意
• 実施後のフォローをする

ネット環境とデバイスさえあれば場所を選ばずに参加できる気軽さがある反面、開催日時を忘れてしまったり、途中で離脱してしまったりといった注意点もあります。また、対面ではないからこそ、実施後のフォローが重要です。

以下より各ポイントについて詳しく解説します。

必ずリハーサルを行う

ウェビナー開催前には必ずリハーサルを実施し、問題がないか確認しておくことが重要です。リハーサルの際には実際に配信する内容を揃えて、本番さながらに配信してみましょう。カメラワークや照明の位置、声の大きさや話すスピードなどを参加者の目線に立ちながら確認してください。

ほかにも、コンテンツの内容が時間内に収まるか、スライドの文字の大きさは適切か、サポートスタッフの立ち回りはうまくいっているか、などに着目してリハーサルを進めましょう。さらに、動画を流す場合はトラブルが起きやすいので特に注意をするようにしましょう。

リハーサルで改善点があるかどうか確認しておくことが、ウェビナー成功を左右するといっても過言ではありません。そのため、本番に挑むような気持ちで入念に行ってください。

離脱されないコンテンツの用意

リハーサルや事前の告知と同様に、コンテンツの内容や当日のウェビナーの流れも非常に重要です。ウェビナーはドタキャンが多いのと同様に配信中も気軽に離席や他の作業をしながらながら視聴できる環境のため、離脱率が高い傾向にあります。そのため、離脱を防ぐのに参加者を飽きさせないコンテンツを用意することが大事です。

特に、登壇者が一方的に講義を行うようなウェビナーの場合、参加者は話を聞いているだけなので飽きやすく離脱する原因になってしまいます。そこで、ウェビナー中はときおり質疑応答をしたり、映像を流したりして、参加者が飽きにくい仕組みを用意しましょう。投票機能を使った簡単なアンケートを実施したり、事前に募った質問に回答する時間を設けるのも有効です。

以上のように、ウェブ上でのやり取りのみであるため、参加者の表情や反応が掴みにくい分、ウェビナーのコンテンツには工夫が必要です。一方的な講義方式ではなく、参加者の反応が分かるように、随時質問を受付可能にした状態で進められるよう心がけてください。

実施後のフォローをする

ウェビナーは開催して終わりではなく、実施後のフォローも欠かせません。参加者には、開催後できる限り早くお礼のメールやアンケートを必ず送るようにしましょう。見込み客である参加者それぞれに合わせたフォローをすることで、商談設定につながるためです。

また、対面型のセミナーでは講義終了後にすぐフォローができますが、ウェビナーではすぐにフォローするのが難しいため実施後のフォローが重要になります。ウェビナーを起点とした顧客とのコミュニケーションにつながり、商談設定の機会創出となります。またお礼メールは、企業のイメージアップや顧客満足度向上につながります。フォローメールにアンケートを添付しておけば、回答から改善点が見つかり、次回のウェビナーに活かすことも可能です。

ウェビナーツールによっては自動でフォローメールを送信する機能が搭載されているものもあり、送信の手間を減らし、送信忘れを防ぐのに有効です。フォローまで手動で対応するリソースがない場合には、自動送信機能の活用も検討してください。

進行管理表付き！ウェビナー開催に役立つ資料 これからウェビナーを開催する方向けに、進行管理表が付いたウェビナー開催に役立つ資料があります。ウェビナーの開催方法や必要なツール、開催までの手順、集客方法、開催後のアフターフォローまで、押さえておくべきポイントを紹介しています。実際にウェビナーを開催する側として必要な情報を知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

まとめ

今回は、ウェビナーの開催手順や成功させるためのポイントについてご紹介しました。ウェビナーの開催の手順は大きく以下の5ステップです。

• 開催の目的と目標設定
• 目的に合わせたツール選定
• 配信環境・機材の準備
• 告知・集客
• ウェビナーの実施

また、成功させるためのポイントは以下の通りです。

• 必ずリハーサルを行う
• 離脱されないコンテンツの用意
• 実施後のフォローをする

コロナ禍でリモートワークが普及したことにより注目が集まっているウェビナーですが、今後もビジネスチャンスを広げるツールとして重要な役割を担うでしょう。しかしネット環境とデバイスさえあれば場所を選ばずに参加できる気軽さがある反面、開催日時を忘れてしまったり、途中で離脱してしまったりといった注意点もあります。そのため、ウェビナーを成功させるためには、今回ご紹介した手順とポイントを入念にチェックし、準備を進めてください。以上の点を意識しつつ、ウェビナー開催を成功させましょう。

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