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2019.09.10 通販支援

「ふるさと納税」も助ネコで効率化!すべての管理を一本化へ

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「ふるさと納税」利用者が増え続けている。8月2日に総務省が公表した統計によると、18年度の「ふるさと納税」受け入れ額は前年比40.3%増の5127億1000万円となり5年連続で受け入れ額は2桁増を記録している。実は「ふるさと納税の返礼品の発送」に係る業務は、ネットショップのバックヤード業務と通じる点が多い。そのため、自治体のふるさと納税の返礼品発送業務を地場のEC事業者が受託しているケースも少なくない。納税受け入れ額が上がるのに伴い返礼品の管理・発送作業は激増しており、現場では負荷が重くのしかかっているケースもあるようだ。そんな中、ネットショップの一元管理システム「助ネコ」を提供する(株)アクアリーフが9日、ふるさと納税の返礼品出荷管理を一元化させる「助ネコふるさと納税発送管理」機能をリリースすると発表した。

ふるさと納税返礼品管理とECバックヤード業務は似ている!?

 自治体は「ふるさと納税」を募る際、「楽天ふるさと納税」「ふるさとチョイス」など各社が展開する、ふるさと納税サイトなどといった複数の窓口から寄付の申し込みを受け付ける。これはネットショップが楽天市場・Amazon・Yahoo!ショッピング・auWowma!などと多モール運営・多店舗展開をすることに共通している。

 

 

 

 寄付者に対し、返礼品を贈ることについても実作業としてはネットショップでの受注に係る発送と同じだ。寄付者に対し、発送の連絡やお礼のメールを送ることも作業としてはネットショップが手がける受注管理業務と同様である。

 

 アクアリーフから見ると、「楽天ふるさと納税」サイトの仕組みは一般ネットショップの楽天市場とほとんど同じであったという。そこで「ネットショップの一元管理システムをふるさと納税の業務効率化の仕組みに置き換えられるかもしれない。自分たちが12年間、全国の大小の通販事業者を支援してきたノウハウがここでも役立てられるかもしれない」(助ネコ事業部・萩原怜士マネージャー)と、開発の経緯について語った。

 

 

「ふるさと納税」作業代行受託したネットショップの相談が契機に

 アクアリーフが「助ネコふるさと納税発送管理」を開発する契機となったのも、ネットショップ用の一元管理システム「助ネコ」導入事業者が「ふるさと納税」発送業務の受託をした際に業務を効率化できないだろうかと相談を持ちかけたことにあった。

 

 きっかけは宮崎県高鍋町で特産品EC「おいしいものショップ 海と太陽」を運営する(株)ヤミー・フードラボからの相談だ。同社は16年10月から宮崎県高鍋町のふるさと納税の発送代行を請け負っていた。もともと、自社のネットショップ管理に「助ネコ」を使っており、ふるさと納税の返礼品管理も助ネコで行うことにしたという。

 

 ただ、「助ネコ」は、あくまでネットショップ管理に特化したシステム。ふるさと納税の返礼品にも応用できる部分は多いものの、カバーしきれない部分もあったという。ヤミー・フードラボは「効率化しきれない部分があり、作業が連日深夜にまで及んでしまっている・・・なんとか機能改善をしてもらえないか」とアクアリーフに相談を持ちかけた。

 

 アクアリーフはヤミー・フードラボからのヒアリングをしていく中で、ふるさと納税の返礼品管理はネットショップの受注処理と似ている部分もあるが、異なる部分もあると捉え、ネットショップ管理用の「助ネコ受注管理」でカバーしきれない部分を整理。そして、ふるさと納税の発送管理に特化したシステムを作ることにしたのだ。

 

 アクアリーフは、ふるさと納税の返礼品管理のシステムを開発にあたって、何度も高鍋町を訪れ、ヤミー・フードラボの担当者から徹底的にヒアリングを行った。そして、ふるさと納税に特化した機能を開発した。

 

 高鍋町は宮崎県の中央部、日向灘に面した沿岸部の町。ふるさと納税では、宮崎牛や地鶏、完熟マンゴーなどの特産品を返礼品として扱っている。ヤミー・フードラボと高鍋町役場の二人三脚で、ふるさと納税事業を運営している。

 

 高鍋町役場の担当者も助ネコを利用している。「高齢の方やふるさと納税ポータルサイトからの申し込みを希望しない方には、役場で用意した申込書を郵送・FAXで送ってもらうケースもある。従前はエクセルによる主導管理をしていたが、『助ネコ』では申し込みデータ登録画面で直接納税者データを登録でき便利」と話している。

 

 助ネコの機能によって、返礼品発送後のメールによるコミュニケーションも簡単にでき、納税者からは「商品の送付前に事前連絡をくださり、送付後もメールを頂き感動した」を旨とするレビュー評価も集まっているという。

 

 

各種ふるさと納税サイトとも簡単に連携が可能

 9月から提供開始となった「助ネコふるさと納税発送管理」は、ネットショップ用の「助ネコ受注管理」の基幹機能を軸に、ふるさと納税の管理用に最適化したものだ。自治体や自治体から委託を受けた返礼品の発送管理代行会社が導入するメリットとしては大きく下記の6つがある。

 

  • 自治体と発送管理代行会社間での、返礼品手配・発送状況の情報共有
  • 複数ふるさと納税サイトデータの一括処理機能による工数の削減
  • きめ細かいチェック機能による作業ミスの軽減
  • サポート窓口機能による寄付者との連絡の簡略化
  • 納税リピート促進機能によるリピーター育成
  • 寄付件数の急増時の安定的な運営


 「助ネコふるさと納税発送管理」は自治体・返礼品発送管理代行会社・返礼品提供業者(発送元)など、作業者が複数にまたがる場合でも1つの契約で各作業者に最適な管理処理ができる。「マルチアカウント機能」を備えているため、 複数のユーザアカウントを作成する事ができる。またアカウントごとに権限を設定可能で、自治体・返礼品発送管理代行会社・返礼品提供業者でそれぞれ管理できる範囲の制限を分けることができる。

 

 助ネコに実装された「処理ルート」機能を使えば、返礼品提供事業者毎に1つのルートを割り当てることが出来る。各データは自動的に適切な処理ルートに割り振られる。アクアリーフでは「助ネコの管理画面はシンプルでわかりやすくしている。返礼品提供事業者さんがシステムに直接ログインして、伝票発行や帳票印刷・出荷後の発送完了メールを送る作業が簡単にできる。これにより、返礼品発送全体の取りまとめ役である発送管理代行業者さんの手間が減るメリットもある」(助ネコ事業部・システム開発グループシステムプランナー兼システム運用管理グループ 白川照光氏)と話す。

 

助ネコ事業部・システム開発グループシステムプランナー兼システム運用管理グループ 白川照光氏(写真右)と

助ネコ事業部・萩原怜士マネージャー

 

 

・複数の外部サイトもCSVとAPIと連携

 各種ふるさと納税サイトの管理の連携については、CSVとAPIによってデータの取り込みが可能だ。「ふるさとチョイス」「 ふるなび」「Yahoo!ふるさと納税」「 ANAのふるさと納税」についてはCSVによるデータ連携ができる。「楽天ふるさと納税」についてはCSV・APIのどちらでも管理できる。また、任意のデータでも、助ネコの標準フォーマットにCSVのデータ形式を合わせれば一括登録もできる。さらに電話や各種窓口での申込などは、管理画面内のフォームから手入力による個別登録が可能だ。

 

 宅配便伝票番号のCSV取込で一括登録できる。画面に反映後、不備がなければ取込と同時に自動で更新される。また、一人の納税者が複数種類の返礼品を選んだ場合には、自動的にデータが別伝票に振り分けられる。一般的なネットショップと違い、ふるさと納税の場合は返礼品毎に発送業者が異なる事を想定し、「助ネコふるさと納税発送管理」では、データ取り込み段階で別々の伝票に振り分ける仕様になっている。

 

 また、納税者の中にはふるさと納税サイトを介さず、自治体の窓口へ赴き、直接ふるさと納税の申込をしたり、FAXや現金書留で送ってくる人もいるという。こうした申込みに対しては、助ネコ内のフォームから手入力による登録が可能だ。さらに、一度登録した納税者の情報は、履歴として残る為、同じ人の二度目以降の納税時には氏名を入力すると、システムが候補者を表示する入力サポート機能もついている。

 

・メール送信やデータ管理は一括処理

 「助ネコふるさと納税発送管理」の一括処理機能としては、「メール送信」「寄付者のステータス管理」「データ・帳簿出力」についてまとめて処理作業を行なう事ができる。メール送信の領域では、「申込受付」「入金確認」「返礼品発送」などを一括処理する。ステータスについては、新規受付 → 入金待ち → 発送待ち → 発送作業 → 処理済み、と状態に応じた管理が可能。出力関係の部分では、送り状データ出力は「ヤマト運輸B2」「佐川急便e飛伝」「日本郵便ゆうプリR」といった配送会社のシステムに対応。帳票出力は「ワンストップ特例申請書」「寄付証明書」「発送作業書」などに対応している。帳簿出力は「ピッキングリスト」「発送作業書」「お届け明細書(納品書)」に対応している。

 

・タグ付与など自動処理も可能

  あらかじめ特定の条件を設定すれば、設定した条件によって寄付申込データの取込時にさまざな処理を自動で行うことが可能だ。「たとえば『タグの付与』設定をしておけば、返礼品が複数ある場合 に【複数返礼品】タグを自動でつける」(白川氏)ことができる。また、運送会社や送り状種別の振り分けも自動化できる。返礼品名が「『冷凍マグロ』 の場合は、 【ヤマト運輸】【冷凍便】」という具合に自動処理することも可能。他にも、在庫確認や手配が必要な商品など、事情や用途に応じて自由にカスタマイズができ、いろいろな使い方ができる。

 

・カスタマーサポートも万全

 寄付者からの問い合わせなどカスタマーサポートの仕組みも万全だ。納税者が引っ越しや結婚で、寄付後に住所が変わってしまうケースも多々ある。他にも、返礼品を選んだ後に「別の家族の名義で納税したい」という連絡や、「返礼品を贈答品として実家や知人に送りたい」といった納税者からの要望も少なくないという。助ネコの「ふるさと納税サポート窓口機能」では、寄付者情報・届け先情報の変更・返礼品発送状況の確認・寄付先(自治体)への問い合わせフォームを設けており、寄付者からの問い合わせ内容の窓口を一本化でき便利だ。

 

・納税リピート促進機能も

 ネットショップ運営をサポートしてきたアクアリーフならではの提供できる機能として、リピーター獲得機能も用意している。「フォローメール機能」や「寄付回数ごとのメッセージ挿入機能」を設け、ふるさと納税のリピートを促す。

 

 フォローメールは、リピーター育成に成功しているネットショップがよく行う工夫の一つだ。「助ネコふるさと納税発送管理」なら返礼品の出荷完了後、一定の日数が過ぎたタイミングでフォローメールを簡単に送信できる。手動でコツコツ送る作業は手間だが、処理済みデータに対して手間なく一括送信できる機能となっている。

 

 ネットショップでの購入者も納税者も、ただ品物を送って終わりにするのではなくではなく、発送後、しばらくしてから感謝の気持ちをメールで伝えることにより、プラスの印象を残すことに繋げられる。助ネコのフォローメールには、寄付回数毎に異なるメッセージの挿入が可能。メール送信時にこれまでの寄付回数に応じて、たとえば初めての納税者向けには、「この度はありがとうございます。」、リピート納税者向けには「いつもありがとうございます」などといった個別のメッセージが自動で挿入され、一括送信できるもの。

 

 返礼品に同封するお礼状は、市長名義で送るのが一般的なためどうしても形式的で堅い文面になりがち。一方、メールであれば表現も工夫しやすく、記憶に残すフォローができることも魅力の一つと言えそうだ。

 

操作性や安全性・セキュリティ体制に自信あり!

 「助ネコふるさと納税発送管理」は、ネットショップ向けの「助ネコ受注管理」と同様に優れた操作性を持つこともポイントだ。視覚的にわかりやすい画面デザインにし、マニュアルを読まなくても作業が進められるように構築されている。発送管理代行会社や自治体は、直感的に左から右へとデータが移動していくように、データの把握や作業・管理を進めることができる。

 

「助ネコふるさと納税発送管理」の管理画面

 

 例えば、住所の間違いなどといった目視の確認が必要な箇所には背景色の変化やアイコン表示によって、見落とさないような設計となっている。

 

 「大元となる『助ネコ受注管理』はリリース以降、PC操作が得意ではない高齢の方やパートのお母さんでも簡単に使いこなせる仕様にこだわり続けてきた。『助ネコふるさと納税発送管理』機能も同様に、複雑な処理が必要なく誰でも簡単に操作できる画面設計にしている。『システムの導入は敷居が高い・・・』と感じている事業者さんでも、助ネコであれば気負うことなく使っていただける」(萩原マネージャー)と胸を張る。

 

 安全性が盤石なことにも胸を張る。「クラウド型システム運用のため、 たとえばパソコンが壊れてもデータ紛失の心配がない。サーバー周りについても、24時間有人監視のもと厳重に管理されており安心」(白川氏)としている。セキュリティ面についても強固だ。「全てのデータは暗号化された通信を行っており、なりすまし・データの盗聴・改ざんから保護する。助ネコ内で寄付申込データを操作した記録は、ログとして保管され、いつ・誰が・どんな操作をしたかを確認できる」(白川氏)。

 

 

「ふるさと納税をきっかけにECで地方創生を」

 多くのネットショップ業務を力強くサポートしてきた知見・ノウハウが凝縮された「助ネコふるさと納税管理機能」。同機能が大きく広がれば、「ふるさと納税」のさらなる活性化による地方創生につながっていきそうだ。同社では「地場産業の各事業者が、ふるさと納税の返礼品のやりとりなどを通じて商品力とシステム活用に自信を持ち、『自分たちでもネットショップ運営ができるかも』と気づくきっかけになってくれたらという思いもある」(萩原マネージャー)と話していた。

 

 「当社のお客さまで、自治体から返礼品の発送管理の代行を依頼された企業さんは、何年もかけて培ったネットショップ運営のノウハウがある。そうした知見は、特に地方にとってかけがえない”宝”だと思う。こうした企業さんがふるさと納税の代行会社として地域に関わることは、地場産業にとって新しいヒントになるのではと思っている。アクアリーフは12年前、大型店に押され、販売の活路を全国に求めネット通販に進出した中小零細事業者さんを支援したいとの思いで『助ネコ』を立ち上げた。『助ネコふるさと納税発送管理』が全国の各市町村で、未来へのステップに少しでも貢献で来たら、アクアリーフにとってこれ以上に嬉しいことはない」(萩原マネージャー)とも熱弁を振るう。

 

 政府の掲げる「地方創生」をより活気づけるような、次世代のEC事業者が「ふるさと納税」をきっかけに誕生することも期待したい。

 

 

 

(古川寛之)

 

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